Nextcloud ist eine große, ausgereifte und umfassende Produktivitätsplattform, mit mehr Features, als andere große Anbieter, wie Microsoft, Dropbox oder Google. Nextcloud hat uns als Kama Webservice unsere Arbeit erleichtert, unsere Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit barrierefreier gestaltet. Im nachfolgenden listen wir unsere Lieblingsfeatures.
Talk
Mit der Nextcloud Talk Erweiterung sind 90% der Features von Microsoft Teams abgedeckt. Es lässt sich direkt mit Arbeitskollegen, aber auch mit Benutzergruppen (beispielsweise eine Abteilung) oder Kunden kommunizieren. Nextcloud Talk bietet ebenfalls eine App für Android, sowie iOS und läuft am Desktop im Browser.
Folgende Möglichkeiten bietet Nextcloud Talk:
- – Textchat
- – Videochat
- – Telefonieren
- – Bildschirmfreigabe
- – Upload von Dateien
- – Verlinkung zu Dateien im Chat
- – Einladungslink für externe
Dateifreigabe
Dateien auf der Nextcloud entweder intern an Arbeitskollegen geteilt werden oder über einen Link, ähnlich wie bei OneDrive.
In unserem Fall haben wir einen Ordner für jedes Projekt, welcher an jeweilige Kollegen geteilt wird. Alle diesbezüglichen Dateien werden dort abgelegt und abgerufen.
Beim Erstellen des Links stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung. Der Link kann für interne Zwecke genutzt werden oder beispielsweise passwortgeschützt an Kunden gesendet werden.
Synchronisierung
Über entsprechende Desktop Clients, bzw. mobile Apps, werden Dateien mit dem zentralen Server synchronisiert. Ein klassischer Anwendungsfall ist eine Exceldatei, die von mehreren Personen bearbeitet wird. Sobald eine Datei gespeichert, gelöscht oder geändert wird, wird die Änderung an den Server übertragen und dementsprechend für alle Benutzer dargestellt.
Ablageordner für Kunden
Der Freigabelink für externe Benutzer ermöglicht es einen Ablageort für Kunden einzurichten. Wahlweise mit oder ohne Passwort, beziehungsweise mit oder ohne Schreibrechten kann der Kunde relevante Dateien, wie beispielsweise unterschriebene Dokumente ablegen. Des Weiteren können dem Kunden über diesen Weg eigene Dateien zum Download bereitgestellt werden.
Kalender
Der Nextcloud Kalender funktioniert wie jede andere Kalenderanwendung und ist mit zahlreichen Funktionen in die Nextcloud integriert.
Ähnlich zu Outlook können Arbeitskollegen, sowie Externe zu Terminen eingeladen werden, die dann per Mail benachrichtigt werden, wobei sie die Option haben anzunehmen oder abzulehnen.
Zudem werden in einer Oberfläche alle freien Zeiten der Anwesenden angezeigt, was das planen von Terminen erleichtert.
Terminserien sind wie gewohnt möglich und es besteht die Option, zu einem Termin automatisch eine Nextcloud Talk Konversation zu erstellen.
Der Kalender nutzt das calDAV Protokoll, wodurch die Termine mit anderen Anwendungen funktionieren und beispielsweise auf das Smartphone synchronisiert werden können.
Decks
Decks ist die Nextcloud eigene Version eines Kanbanboards. Während andere Anbieter diese Funktion kostenpflichtig anbieten, ist sie in der Nextcloud kostenlos enthalten.
Mithilfe der Decks lassen sich Projekte oder persönliche ToDo’s organisieren und in Kategorien einteilen. Das Due-Date integriert sich in die Kalendar und ist bestimmten Personen zuteilbar. Jeder Tätigkeit lassen sich Kommentare, sowie Dateien anhängen, die per Drag and Drop in jeweilige Kategorien verschoben werden können.
Mobilität
Auch mobil steigert Nextcloud die Produktivität. Mit Android und iOS Apps lassen sich auch unterwegs Dateien abrufen, freigeben und bearbeiten.
Auch für Nextcloud Talk gibt es entsprechende Apps, wodurch das Telefonieren von unterwegs möglich ist.
Einfache Bedienbarkeit
Nextcloud ist für jeden gemacht, weshalb beim Design der Benutzeroberfläche Fokus auf die Bedienbarkeit gelegt wurde. Alle Schaltflächen sind intuitiv platziert, wodurch es für die Benutzung keine gesonderte Schulung benötigt.
Anpassbarkeit
Das Erscheinungsbild der Nextcloud lässt bis ins Detail an eigene Wünsche anpassen. Nicht nur Farbschema und Logo, sondern auch Hintergründe, Datenschutzrichtlinien und Funktionen lassen sich bestimmen, wodurch die Anwendung und ihre Oberfläche mit der corporate identity Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Integrierte Mailfunktion
Eins der nützlichsten Features ist die integrierte Mailfunktion, welche sich mit beliebigen Mailservern verbinden kann, sowohl externe, wie gmail oder outlook, als auch eigene.
Somit sind alle verwendeten Tools an einem Ort und lassen sich über eine einzige Oberfläche abrufen. Auch diese Funktion ist intelligent in die Nextcloud integriert und erleichtert somit zahlreiche Prozesse.
Sind Sie auch begeistert?
Wir sind es nach mehrjähriger Nutzung jedenfalls. Kontaktieren Sie uns gerne und wir unterstützen Sie bei der Einrichtung und Verwaltung Ihrer eigenen Nextcloud une helfen Ihnen, das Maximum aus ihrer eigenen Cloud herauszuholen.
