In der heutigen digitalen Welt erwarten Kunden Geschwindigkeit, Genauigkeit und Transparenz, auch in traditionell weniger technologieorientierten Branchen wie der Druckindustrie. Unsere jüngste Kooperation mit P und K Printmedien beleuchtet, wie Technologie die Druckauftragsverarbeitung revolutionieren kann.
Ausgangssituation und Probleme
Für unseren Webshop „Stickem.shop“ entwickelte Kama Webservice eine Plattform, auf der Kunden Bilder hochladen und als hochwertige Sticker nach Hause erhalten. Dank seiner langjährigen Erfahrung wurde P und K Printmedien als vertrauenswürdiger Partner ausgewählt. Doch trotz des erfolgreichen Konzepts gab es einige Herausforderungen, bedingt durch die besondere Geschäftsstruktur von P und K Printmedien.
Das Konzept war Folgendes:
- 1. Die Kunden laden ihre Bilder hoch
- 2. Die Bilder werden zu einer druckbaren PDF Datei zusammengefasst
- 3. Die PDF Datei wird auf einem Server abgelegt
- 4. P und K Printmedien greift auf den Server zu, lädt die Datei runter und verarbeitet sie
Das Problem war jedoch, dass die Unternehmensstruktur von P und K Printmedien auf wenige Bestellungen, dafür große Auflagen ausgelegt ist und nicht auf zahlreiche Bestellungen mit geringen Auflagen. In Folge dessen traten folgende Probleme auf:
- Erheblicher Verwaltungsaufwand beim Ausstellen von Rechnungen
- Undurchsichtige Geschäftszahlen aufgrund der hohen Anzahl von Bestellungen
- Fehlende Sicherstellung der Zuständigkeit – P und K Printmedien hatte Probleme nachzuhalten, welcher Mitarbeiter wann welche Bestellung bearbeitet hat
- Nicht optimale Lieferqualität – Durch ineffizienten Infortmationsfluss innerhalb des Unternehmens wurden Bestellungen teilweise doppelt oder überhaupt nicht versendet
Unsere Lösung
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entwickelten wir eine maßgeschneiderte Webapplikation, die den gesamten Bestellprozess von P und K Printmedien digitalisiert und automatisiert.
Bestellstatus: Durch die Applikation kann die Druckerei den Status jeder Bestellung in Echtzeit aktualisieren, was für Transparenz sorgt und den Kundenservice verbessert. Des weiteren kann der bearbeitende Mitarbeiter den Status einer Bestellung manuell setzen. So wird der Kunde beispielsweise automatisch per Email benachrichtigt, sobald eine Bestellung gedruckt wurde.
Berichtsfunktion: Die Führungskräfte können jetzt auf Knopfdruck Berichte erstellen, die ihnen wertvolle Einblicke in ihre Verkaufsdaten und Lieferzeiten geben. Auf Wunsch können Excel Tabellen mit allen Aufträgen, Auflagen und Kosten eines frei gewählten Zeitraums erstellt werden. Diese Tabelle ist seitdem Grundlage für das Ausstellen einer Rechnung.
Bestellverlauf: Die vollständige Historie einer Bestellung kann jetzt eingesehen werden. Dies ermöglicht es dem Team, schnell auf Kundenanfragen zu reagieren und etwaige Fehler im Prozess zu identifizieren.
Mitarbeiter-Aktivitätsprotokoll: Ein wesentlicher Aspekt unserer Lösung war das Mitarbeiter-Aktivitätsprotokoll. Dies gibt den Managern die Möglichkeit zu sehen, wann und von wem bestimmte Aktionen durchgeführt wurden. Dies trägt nicht nur zur Qualitätssicherung bei, sondern auch zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität.
Technisch ist die Webapplikation die Schnittstelle zwischen den PDF Dateien und der Druckerei. Um den Bestellverlauf und Ähnliches zu speichern, wird eine Datenbank verwendet.
Ergebnis
Seit der Implementierung unserer maßgeschneiderten Webapplikation hat sich die Betriebslandschaft von P und K printmedien erheblich verändert:
Verbesserte Effizienz: Durch die Digitalisierung des Bestellprozesses konnte die Durchlaufzeit jeder Bestellung erheblich reduziert werden. Dies hat zu einer schnelleren Bearbeitungszeit und damit zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit geführt.
Erhöhte Transparenz: Kunden können nun den Status ihrer Bestellung in Echtzeit verfolgen, was das Vertrauen in P und K printmedien weiter stärkt. Die Möglichkeit, Berichte zu erstellen und den Bestellverlauf einzusehen, hat zudem dazu geführt, dass interne Teams immer auf dem neuesten Stand sind und schneller auf Kundenanfragen reagieren können.
Fehlerreduktion: Mit dem Mitarbeiter-Aktivitätsprotokoll können Manager genau sehen, wann und von wem bestimmte Aktionen durchgeführt wurden. Dies hat nicht nur dazu beigetragen, Fehler im Prozess schnell zu identifizieren und zu korrigieren, sondern auch zukünftige Fehler zu vermeiden.
Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung vieler manueller Prozesse hat P und K printmedien erhebliche Kosteneinsparungen erzielt, insbesondere im Bereich der Mitarbeiterressourcen und der Verwaltung.
Verbesserung des Kundenerlebnisses: Die positive Resonanz von P und K printmediens Kunden war überwältigend. Sie schätzten die schnelleren Lieferzeiten, die erhöhte Transparenz und das Gefühl, dass das Unternehmen in Technologie investiert, um ihnen einen besseren Service zu bieten.
Insgesamt konnte P und K printmedien durch unsere Lösung nicht nur ihre internen Prozesse optimieren, sondern auch ihren Marktanteil und ihre Reputation in der Druckindustrie stärken.
Die Webanwendung und die dazugehörige Datenbank läuft auf der Infrastruktur von Kama Webservice. Somit hat P und K Printmedien keinen Administrationsaufwand und benötigt für die Nutzung lediglich einen Webbrowser.
Abschluss
In der sich rasch verändernden Geschäftswelt von heute hat unser Team bei Kama Webservice stets bewiesen, dass wir nicht nur technische Expertise besitzen, sondern auch ein feines Gespür für die spezifischen Bedürfnisse unserer Kunden – und in diesem Fall die von P und K Printmedien. Unsere betriebswirtschaftliche Kompetenz, gepaart mit profundem IT-Wissen, ermöglichte es uns, einen maßgeschneiderten Ansatz zu wählen, der echten Mehrwert bietet.
Unser Engagement ging über die reine technische Entwicklung hinaus. Indem wir uns intensiv mit den Anforderungen und Herausforderungen von P und K printmedien auseinandersetzten, konnten wir Lösungen schaffen, die nicht nur effizient, sondern auch betriebswirtschaftlich sinnvoll sind. Dies hat dazu beigetragen, das Maximum für alle Beteiligten herauszuholen, sowohl in Bezug auf den Geschäftserfolg als auch auf das Kundenerlebnis.
Ein zentrales Anliegen bei der Entwicklung war stets die Sicherheit. Bei Kama Webservice steht der Schutz personenbezogener Daten an erster Stelle. Dieser Anspruch wurde in jedem Schritt des Projekts berücksichtigt. Unsere Kunden und deren Kunden können sich darauf verlassen, dass ihre Daten nicht nur effizient, sondern auch sicher verarbeitet werden.
Mit einer Kombination aus Einfühlungsvermögen, betriebswirtschaftlichem Verständnis und technologischer Kompetenz streben wir danach, auch Ihr Unternehmen in die Zukunft zu führen. Lassen Sie uns gemeinsam die Potenziale ausschöpfen, die in der Schnittstelle von Geschäft und Technologie liegen.
